Mehr Sicherheit, ein moderner Arbeitsstil und hohe Verfügbarkeit in der Cloud: Rund 350 Mitarbeiter der Haniel Holding nutzen ab sofort Microsoft Office 365, Exchange Online und SharePoint Online. Die internationale Unternehmensgruppe im Familienbesitz setzt künftig auf Software und Service von Microsoft, verwaltet sensible Informationen und Dokumente sicher über die Cloud und vereinfacht die Dokumentenablage. Die Umsetzung des Projektes erfolgte unter Federführung der utilitias GmbH, Microsoft-Partner of the Year 2012. Bei Haniel löst die Office-Suite das bis dato eingesetzte Programm Lotus Notes ab und treibt den digitalen Wandel voran, der sich hauptsächlich an den Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter, aber auch an der gewachsenen Unternehmenskultur orientiert.
Seit 258 Jahren befindet sich Haniel im Familienbesitz, für das operative Geschäft sind vier Geschäftsbereiche verantwortlich, die in marktführenden Positionen agieren. Viele Termine, eine hohe E-Mail-Frequenz und sensible Daten stehen bei der Holding mit Sitz in Duisburg auf der Tagesordnung. Geringes Innovationspotential und hohe Betriebskosten beim eingesetzten System Lotus Notes sorgten bereits im Sommer 2012 für eine Umstellung des E-Mail-Systems auf Office 365. „Wir haben uns bei der Entscheidung an den Nutzungsgewohnheiten unserer Mitarbeiter orientiert”, kommentiert Christian Ridder, Manager IT Services bei Haniel die Umstellung auf die Microsoft Software. „Office 365 bietet E-Mail, Teamräume und Werkzeuge für den Datenaustausch – alles für eine moderne Arbeitsweise, die unserer Mitarbeiter erwarten.”
Neben den technischen Verbesserungen, die Office 365 der Holding bietet, unterstützt die Microsoft-Technologie Wandel, Handel und Wachstum – schließlich befindet sich das Duisburger Unternehmen in stetiger Bewegung. Getrieben durch die Revolution von IT am Arbeitsplatz und dem Glauben an Werte, steht bei Haniel die Symbiose zwischen Tradition und Zukunft im Mittelpunkt. Um sich auch künftig als konkurrenzfähiges Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitern aufzustellen, spielt der Wissensarbeitsplatz des Mitarbeiters beim Traditionsunternehmen eine wichtige Rolle.
Schnelles und effektives Arbeiten mit Office 365
Sensible Daten, die in der Zentralabteilung der Haniel Holding verwaltet werden, stehen über Microsoft SharePoint Online einem ausgewählten Mitarbeiterkreis zur Verfügung. Eine entsprechende Applikation, entwickelt von der utilitias GmbH, erlaubt einen einfachen Zugriff auf die zentrale Dokumentenablage. Zukünftig werden weitere Anwenderszenarien für das Wissensmanagement im neuen Intranet entstehen. Haniel plant hierzu eine innovative Verzahnung von Windows 8.1 und Office 365.
„Office 365 deckt für Haniel alle Funktionen ab und bietet als Cloud-Lösung eine hohe Verfügbarkeit. Die ergänzende SharePoint-Applikation erfüllt zudem alle Datenschutzauflagen und steigert die Transparenz innerhalb des Unternehmens”, erklärt Thomas Schröder, Geschäftsführer Microsoft Deutschland GmbH und verantwortlich für den Großkunden- und Partnerbereich. „Microsoft steht mit seinen Lösungen dafür, dass Menschen ihre täglichen Aufgaben schnell und effektiv erledigen können.”
utilitas GmbH verbessert Nutzer-Interface und Daten-Migration
Mehr als 30.000 Dokumente, teilweise mit unterschiedlichen Dateiformaten die bis ins Jahr 1992 zurück reichen, wurden über Monate aus Lotus Notes heraus gelöst und in die neue und übersichtliche SharePoint Struktur integriert. Im gleichen Zug wurde die Ablage der Dokumente vereinfacht und das Nutzer-Interface übersichtlicher gestaltet. Eine integrierte Suche in der Datenbank erleichtert den täglichen Arbeitsprozess der Mitarbeiter erheblich – und diese sollen nach der erfolgten Umstellung auf SharePoint Online das Projekt eigenständig weiter voran treiben.
„Bei solch umfangreichen Konzepten transportieren wir das Know-How direkt zum Kunden. Denn wir wollen ihn nicht in Abhängigkeit halten”, erläutert Peter Haupt, Geschäftsführer von utilitias.
Mehr Sicherheit dank Microsoft-Technologie
„Mit Office 365 erhalten wir deutlich mehr Sicherheit, als wir selbst umsetzen könnten”, so Christian Ridder. Die Haniel Holding speichert nach Prüfung durch die IT-Abteilung und Zertifizierung nach ISO 27001 auch vertrauliche Dokumente in der Cloud. Dabei bieten die eingesetzten Microsoft Lösungen ein deutlich höheres Sicherheitsniveau, als der Familienbetrieb mit eigenem Budget bis dato realisieren konnte.
Microsoft Deutschland GmbH
Die Microsoft Deutschland GmbH ist die 1983 gegründete Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation/Redmond, U.S.A., des weltweit führenden Herstellers von Standardsoftware, Services und Lösungen mit 77,85 Mrd. US-Dollar Umsatz (Geschäftsjahr 2013; 30. Juni 2013). Der operative Gewinn im Fiskaljahr 2013 betrug 26,76 Mrd. US-Dollar. Neben der Firmenzentrale in Unterschleißheim bei München ist die Microsoft Deutschland GmbH bundesweit mit sechs Regionalbüros vertreten und beschäftigt rund 2.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Verbund mit rund 36.500 Partnerunternehmen betreut sie Firmen aller Branchen und Größen. Das Advanced Technology Labs Europe (ATLE) in München hat Forschungsschwerpunkte in IT-Sicherheit, Datenschutz, Mobilität, mobile Anwendungen und Web-Services.
Haniel Holding
Die Franz Haniel & Cie. GmbH ist ein deutsches Family-Equity-Unternehmen, das seinen Sitz seit der Gründung im Jahr 1756 in Duisburg-Ruhrort hat. Von dort aus gestaltet die zu 100 Prozent in Familienbesitz befindliche Holding ein diversifiziertes Portfolio und verfolgt dabei als Wertentwickler eine langfristige Investmentstrategie. Derzeit gehören vier Geschäftsbereiche zum Haniel-Portfolio, die das operative Geschäft eigenständig verantworten und in ihren Bereichen marktführende Positionen halten: CWS-boco und ELG (100-Prozent-Beteiligungen), TAKKT (Mehrheitsbeteiligung) und METRO GROUP (Minderheitsbeteiligung). Die Haniel-Gruppe erzielte 2013 mit über 11.000 Mitarbeitern rund 3,6 Milliarden Euro Umsatz. Die Haniel-Holding gestaltet das Portfolio und übernimmt die strategische und finanzielle Führung der Gruppe. Zudem bestimmt sie die Leitlinien für die übergreifende Personalarbeit. Kapital und Management sind bei der Franz Haniel & Cie. GmbH jedoch voneinander getrennt: Bereits seit Beginn des 20. Jahrhunderts übertragen die heute über 650 Gesellschafter die Unternehmensführung auf ein externes Management.
utilitas GmbH
Die utilitas GmbH ist spezialisiert auf Office 365. Unternehmen können zur Steigerung ihrer Produktivität auf über 20 utilitas-Apps zugreifen, unter anderem für die Projektdokumentation und -verwaltung, ein Ticketsystem, Urlaubsverwaltung, Vertragsverwaltung und vieles mehr. utilitas betreut in diesem Umfeld über 500 Kunden. Die Erfahrung aus der Betreuung von über 500 Kunden rundum Office 365 bietet anderen Unternehmen zuverlässige und kompetente Office 365 Projekte mit utilitas. Für viele technisch sehr anspruchsvolle Projekte und die hohe Kundenzufriedenheit wurde das Unternehmen als Office 365 Partner of the Year ausgezeichnet. Außerdem verfügt utilitas als einiger von ganz wenigen Partnern in Deutschland über den Cloud Deployment Status von Microsoft. Das Unternehmen wurde 2000 gegründet und beschäftigt heute 15 Mitarbeiter. Zu den Referenzen gehören kleine, mittelständische und große Unternehmen wie zum Beispiel BörseGo AG und WIRSOL SOLAR AG.
