Die Erwin Müller Group, Marktführer im Versandhandel für Hotellerie- und Gastronomiebedarf in Europa, modernisiert ihre IT-Infrastruktur und implementiert unternehmensweit Microsoft Dynamics AX. Der Umstieg ist Teil der neuen „Buy”-Strategie und löst das in die Jahre gekommene, selbst entwickelte ERP-System auf Basis von IBM System i-Series (AS/400) ab. Ziel des Unternehmens, zu dem Marken wie VEGA, Hotelwäsche Erwin Müller, die Berufsbekleidungssparte JOBELINE sowie der Gastro-Discounter Pulsiva zählen, ist die Modernisierung, Konsolidierung und Standardisierung der gesamten IT-Struktur, die das anvisierte weltweite Wachstum der Gruppe weiter fördert.Unterstützt wird der Einführungsprozess von dem Microsoft-Partner HSO Enterprise Solutions GmbH.
Bis 2012 wickelte die Erwin Müller Group die zentrale Steuerung der IT über ein eigenentwickeltes ERP-System auf Basis einer IBM i-Series ab. Um das weitere Wachstum der Unternehmensgruppe mit Tochtergesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie Frankreich, Italien, Spanien, Schweden und Norwegen gewährleisten und Anforderungen an moderne Prozesse erfüllen zu können, hat sich die Erwin Müller Group entschieden, ein neues ERP-System einzuführen. Mit der Ablösung des mit einer Betriebsdauer von 25 Jahren buchstäblich in die Jahre gekommenen Systems ging auch die strategische Neuausrichtung einher: von „Make” auf eine „Buy”-Strategie. Ziel des Umstiegs ist es auch, die IT-Infrastruktur zu konsolidieren, Silos aufzulösen und durch eine unternehmensweit nutzbare Basis von Stamm- und Adressdaten zu ersetzen.
Der Ausbau des Altsystems wurde immer aufwändiger und langwieriger
„Weitere Ausbaustufen waren mit unserem Altsystem immer aufwändiger und langwieriger geworden”, begründet Christian Bacher, Bereichsleiter eBusiness/IT-Services bei der Erwin Müller Mail Order Solutions GmbH & Co. KG die Entscheidung für den Umstieg auf Microsoft Dynamics AX. „Wir arbeiten mit verschiedenen Mandanten und Tochtergesellschaften und es wurde immer schwieriger, das Wachstum des Unternehmens mit der IT zu begleiten. Die Durchlaufzeiten der Projekte wurden länger und das war der Zeitpunkt, wo wir festgestellt haben, dass es ohne einen radikalen Umbau nicht mehr geht.”
Microsoft Dynamics AX bietet alle Standards eines ERP-Systems, lässt sich aber flexibel an Prozesse und Anforderungen im Unternehmen anpassen
Bei der Evaluation einer „Buy”-Lösung ging die Erwin Müller Group doppelgleisig vor: Einerseits prüfte sie die Funktionalitäten der am Markt befindlichen ERP-Lösungen, andererseits legte die Gruppe großen Wert auf die Flexibilität des Systems, die „Softskills” der Lösungsanbieter, Referenzen der Anbieter im Versandhandel, speziell abzubildende Anwendungsfälle und die Projektmethodik bei der Einführung. Nach ausführlicher Evaluation fiel die Wahl der Erwin Müller Group auf Dynamics AX – vor allem, weil sich das ERP-System von Microsoft als das flexibelste System für die Umstellung erwies. „Auf der einen Seite bietet Microsoft Dynamics AX alle Standards, die ein modernes ERP-System braucht”, sagt dazu Hans-Jürgen Rose, Leiter des Geschäftsbereichs Microsoft Dynamics Business Solutions. „Andererseits passt es sich optimal an die Prozesse im Unternehmen an.” Bei der Einführung von Microsoft Dynamics AX unterstützt der Microsoft-Partner HSO Enterprise Solutions GmbH.
Mit der Migration gestaltete die Erwin Müller Group fundamentale Prozesse neu
„Die 1:1-Ablösung der alten Prozesse wäre das einfachste gewesen”, resümiert Christian Bacher, „Aber die Herausforderung besteht vor allem darin, die fundamentalen Prozesse über Re-Engineering neu zu gestalten. So stellen wir die richtigen Weichen für weiteres Wachstum und optimieren neben der IT unsere gesamten Strukturen in Hinblick auf moderne Geschäftsanforderungen.” Dazu gehört in der mandantenfähigen Ausführung der ERP-Lösung für die Holding zum Beispiel ein unternehmensweit verfügbares Adressbuch, das über die ansonsten getrennt agierenden Einzelmarken hinweg einheitlich vorgehalten wird, oder das Artikelstammmodell, das die EMG von einem Modell mit „Stock Keeping Units (SKU)” zu einem flexibleren Variantenmodell umbauen wird.
Dynamics AX 2012 R3 ist bereits 5 Monate nach der Freigabe von Microsoft im Oktober 2014 im Bereich Rechnungswesen produktiv im Einsatz. Bis Ende 2015/Anfang 2016 werden bei der Erwin Müller Group die rund 520 PC-Arbeitsplätze des Unternehmens mit Dynamics AX ausgestattet. Umgestellt wird mandantenweise, und solange die Lösung nicht für alle Arbeitsplätze verfügbar ist, wird das Altsystem noch vorgehalten, zunächst produktiv, später in einem „Read only”-Modus, bevor es dann irgendwann ganz abgeschaltet werden wird.
Über die Erwin Müller Group
Die Erwin Müller Group wurde 1987 gegründet und beschäftigt am Stammsitz im bayerischen Wertingen und den acht europäischen Niederlassungen derzeit rund 720 MitarbeiterInnen.
Mit mehr als 40.000 Artikeln ist der Konzern mit den Marken VEGA, Hotelwäsche Erwin Müller, JOBELINE, Pulsiva und Lusini Marktführer im B2B-Versandhandel für die Hotellerie- und Gastronomiebranche. Qualität, Innovation und Zuverlässigkeit stehen bei der Erwin Müller Group im Mittelpunkt.
