Eine neue Funktion für Office 365 erleichtert die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Ein intelligenter Algorithmus befreit den Posteingang automatisch von unwichtigen Nachrichten, so dass relevante E-Mails leichter zu erfassen sind. Der auf der Microsoft Exchange Conference vorgestellte Dienst Clutter wird nun schrittweise für Unternehmenskunden ausgerollt. Durch die Integration in Outlook Web App kann der Aufräumdienst mit jedem Betriebssystem und Browser verwendet werden.
Jeder zehnte Berufstätige erhält laut einer aktuellen BITKOM-Studie mehr als 40 E-Mails pro Tag. Schnell geht dabei der Überblick verloren. Doch trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt noch auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei. Fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) schätzt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird. Vor diesem Hintergrund ist es nachvollziehbar, dass „sich viele Unternehmen Gedanken über die zunehmende Belastung der Beschäftigten machen und versuchen, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren”, wie BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder beobachtet. Eine wirksame Lösung bietet vor diesem Hintergrund das neue Feature von Office 365.
Filtern, filtern, filtern – und an die Empfänger denken
Der neue Aufräumdienst Clutter ergänzt die seit langem verfügbare Möglichkeit, E-Mails durch eine festgelegte Regel in einen bestimmten Outlook-Ordner zu verschieben. Im Gegensatz zu diesen statischen Vorgaben arbeitet das neue Feature intelligent mit. Es merkt sich, welche E-Mails welches Absenders vom Nutzer gelesen werden und welche nicht. Als Konsequenz werden nur die relevanten Nachrichten im Posteingang gezeigt. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis „Unwichtige Elemente” am Fuß des Posteingangsfensters sortiert. Dieser Ordner ist minimiert, kann aber jederzeit vom Nutzer vergrößert werden. Sollte sich darunter doch eine relevante Nachricht befinden, wird diese per Klick einfach in den Posteingang verschoben. Der Algorithmus registriert den Vorgang und lernt auf diese Weise stetig dazu.
Weiterer Meilenstein für moderne Wissensarbeit mit Office 365
Der neue Aufräumdienst basiert auf dem jüngst eingeführten, selbstlernenden Algorithmus Office Graph, der die Beziehungen zwischen Personen und deren Inhalten über alle Office 365-Dienste hinweg gewichtet und diese Informationen für verschiedene neue Office 365-Services zur Verfügung stellt. Der Outlook-Aufräumdienst steht ebenso wie Office Graph für das Bestreben von Microsoft, persönliche Assistenten für den Wissensarbeiter bereitzustellen. „Zum richtigen Zeitpunkt auf relevante Daten zugreifen zu können, ohne von Nebensächlichkeiten abgelenkt zu werden, ist ein Schlüssel zum Erfolg in der modernen Informationsgesellschaft. Der Outlook-Aufräumdienst liefert somit eine bedeutende Lösung für eine essentielle Herausforderung der Arbeitswelt”, erklärt Dr. Thorsten Hübschen, verantwortlich für den Geschäftsbereich Office bei Microsoft Deutschland.
